Comment automatiser les tâches de routine avec Microsoft Power Automate

L'automatisation à l'aide de services cloud est un concept relativement nouveau. La plupart des gens ne réalisent pas les avantages de l’automatisation des tâches répétitives en termes de gain de temps. Même lorsque les gens sont conscients des avantages des services cloud, le processus d'apprentissage complexe peut être intimidant.

Microsoft Power Automate (anciennement connu sous le nom de Microsoft Flow) est un service cloud visant à simplifier les processus d'automatisation. Si vous n'avez aucune compétence en programmation et souhaitez profiter de l'automatisation du cloud, Microsoft Power Automate est un point de départ idéal.

Qu’est-ce que Microsoft Power Automate ?

Microsoft Power Automate est un service basé sur le cloud qui vous permet d'automatiser les flux de travail. Disons que vous avez pour tâche quotidienne de vérifier les e-mails de votre responsable. Il est facile d'oublier cette tâche simple. À l'aide de Microsoft Power Automate, vous pouvez planifier des notifications de rappel pour consulter les e-mails de votre responsable à une certaine heure.

Il existe également de nombreux autres flux de travail que vous pouvez automatiser, notamment des processus métiers complexes de collecte de données. En d’autres termes, Microsoft Power Automate est bien plus qu’un simple planificateur de tâches. Il s'agit d'un service cloud sécurisé qui peut vous aider à rationaliser votre entreprise.

Comment fonctionne Microsoft Power Automate ?

Microsoft Power Automate tire parti du cloud pour exécuter un ensemble d'actions prédéfinies. Les actions peuvent aller de l'envoi d'e-mails à la collecte de données auprès de services tiers comme Twitter. L’avantage de l’automatisation avec Power Automate est que vous n’avez pas besoin de savoir coder.

Vous pouvez créer 3 types de workflows dans Power Automate :

1. Les flux de travail automatisés fonctionnent à chaque fois qu'un événement spécifique a lieu.

2. Workflows planifiés que vous planifiez pour exécuter à une heure précise.

3. Bouton Workflows que vous activez en appuyant sur un bouton.

Lorsque vous ouvrez la page d'accueil de Power Automate pour la première fois, vous devrez vous connecter avec votre compte. Si vous disposez déjà d'un compte Office 365, vous pouvez passer directement à la création d'un flux. Si vous n'avez pas encore de compte, cliquez sur Essayer gratuitement dans le coin supérieur droit.

Vous pouvez utiliser Power Automate depuis votre navigateur Web, votre application de bureau et votre application mobile. Bien que les applications de bureau et de navigateur soient identiques en termes de fonctionnalités, l'application mobile offre des fonctionnalités limitées.

Veuillez vous inscrire en utilisant votre adresse e-mail. Une fois connecté, vous trouverez plusieurs modèles prédéfinis sur la page d'accueil.

Par exemple, sur la page d'accueil, vous pouvez voir Planifier une réunion avec un expéditeur de message . En quelques clics, ce modèle vous permet de planifier une réunion avec toute personne qui vous envoie un message sur Microsoft Teams.

Option Planifier une réunion avec un expéditeur du message

Vous pouvez également créer des modèles de flux personnalisés. La création de modèles personnalisés dans Power Automate nécessite peu ou pas de compétences en codage. Dans la plupart des cas, vous pouvez simplement utiliser des actions prédéfinies pour programmer la fonctionnalité souhaitée.

Microsoft Power Automate est gratuit pour ceux qui souhaitent l'utiliser pour des flux de travail simples. Lorsque vous l'utilisez gratuitement, vous bénéficiez d'un nombre limité d'exécutions et d'appels API chaque mois. Vous n'avez pas non plus accès aux connecteurs premium que vous pouvez utiliser pour extraire des données d'applications tierces.

• Téléchargez Microsoft Power Automate Desktop (gratuit)

Automatisez le travail dans Power Automate avec des modèles intégrés

Microsoft Power Automate facilite l'automatisation des tâches courantes telles que les rappels par courrier électronique, les événements importants et la collecte de données. Apprenons à automatiser certains flux de travail courants à l'aide de modèles intégrés dans Power Automate !

Envoyer un e-mail chaque fois qu'un nouveau Tweet utilise le mot-clé

Supposons que vous dirigiez une entreprise vendant du matériel de jeu, par exemple des cartes graphiques . Naturellement, vous souhaitez cibler les personnes souhaitant acheter un GPU . Vous garderez ainsi un œil sur les clients intéressés par le matériel de jeu. Une façon d’y parvenir consiste à suivre certains mots-clés qui correspondent à vos objectifs commerciaux.

Sur la page d'accueil de Power Automate, utilisez le champ de recherche et recherchez « Twitter ». Cliquez sur Envoyer un e-mail pour les nouveaux tweets sur un mot clé donné . Connectez votre compte Twitter en cliquant sur le signe + et en saisissant vos informations d'identification. En cliquant sur Continuer , vous accéderez à la page d'accueil de Power Automate. écran de personnalisation du processus.

En cliquant sur Continuer, vous accéderez à l'écran de personnalisation du processus.

Personnalisez le processus avec les informations appropriées dans les champs fournis :

• Dans la zone Lorsqu'un nouveau tweet apparaît , saisissez les termes que vous souhaitez rechercher.
• Dans la zone Obtenir un utilisateur , saisissez le nom de l'utilisateur que vous souhaitez surveiller.
• Dans la zone Envoyer un e-mail , saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail.
• Cliquez sur Enregistrer et vous avez créé avec succès le processus.

Personnalisez le processus avec les bonnes informations dans les champs

Enregistrer les pièces jointes des e-mails sur OneDrive

La suppression d’anciens e-mails comporte le risque de perdre des pièces jointes importantes telles que des contrats. À l'aide de Microsoft Power Automate, vous pouvez créer un flux de travail pour enregistrer automatiquement les nouvelles pièces jointes sur votre stockage cloud OneDrive.

Recherchez « OneDrive » à l'aide du champ de recherche et cliquez sur Enregistrer les pièces jointes des e-mails Outlook.com sur votre OneDrive . Saisissez ensuite votre e-mail et vos identifiants OneDrive. Cliquez sur Créer un flux pour configurer votre flux de travail.

Une fois que vous avez créé votre processus, vous verrez un écran où vous pourrez le gérer. Par exemple, vous pouvez supprimer, modifier et afficher l'historique de vos processus en cours. De plus, vous pouvez également publier le processus sous forme de modèle en cliquant sur Soumettre en tant que modèle .

Publier le processus sous forme de modèle

• Outils d'automatisation des tâches sur Windows 10

Créer des tâches personnalisées dans Power Automate

Les workflows issus des modèles existants simplifient de nombreuses tâches, mais ils sont également quelque peu limités. Il existe des situations où vous souhaitez automatiser une tâche sans modèle prédéfini. Dans de telles situations, vous pouvez créer votre propre processus.

Créez un flux personnalisé pour envoyer des vœux d'anniversaire à quelqu'un chaque année. Pour ce faire, cliquez sur Créer dans la barre latérale gauche. Cela vous mènera à l'écran de création de processus, où vous pourrez sélectionner le type de processus que vous souhaitez créer.

Parce que vous souhaitez envoyer un souhait d'anniversaire, il s'agira d'un processus planifié qui se déroulera un jour spécifique. Alors, cliquez sur Scheduled Cloud Flow .

Cliquez sur Flux cloud planifié

Un écran apparaît dans lequel vous devrez donner au processus un nom, une date de début et un cycle de répétition. Donnez donc au processus le nom de votre choix et entrez la date à laquelle vous souhaitez qu’il s’exécute. Entrez 12 dans Répéter tous les et sélectionnez le mois dans la liste déroulante.

Cliquez sur Créer.

Cliquez sur Créer

Une fois sur le nouvel écran, cliquez sur + Nouvelle étape et sélectionnez Envoyer une notification par e-mail en recherchant « e-mail » ou en faisant défiler vers le bas.

Sélectionnez Envoyer une notification par e-mail

Entrez les détails de l'e-mail et cliquez sur Enregistrer.

Entrez les détails de l'e-mail